練馬のリフォーム 山口建設の山口です。

山口建設では、Google Workspaceを利用していますが、連絡先の同期についてあまり情報がなかったので、現在の取組内容を共有しつつ、こんな方法があるんだよ、を整理してみます。

Googleアカウントを利用していて、連絡先（メール/電話番号）を共有したい場合は是非参考にしてください。

各種グループウェア等を利用して、連絡先の共有を行うサービスが数多く提供されています。

ただし、これはUIが、本来のGmail基盤（Googleコンタクト）から離れることになってしまうので避けました。

• PC
  • Gmailにおいてネイティブにサジェスチョンが働くこと。
• スマホ
  • 連絡帳アプリのみで連絡先の利用が可能なこと。
  • Gmailアプリにおいてネイティブにサジェスチョンが働くこと。

この3つが、業務として求めるべきこととして整理しました。

まず、思い当たるのが、連絡先の委任となります。

対象となるアカウントの、Googleコンタクトにログインし、設定の歯車マークから「アクセスを委任」とすることで、連絡先全体を委任することが出来ます。

これはものすごくスマートに見えるのですが、PCで、Googleコンタクトにアクセスした場合のみに利用可能な方法となり、Gmail（PC/スマホ）ではサジェスチョンが機能せず、連絡先アプリ（スマホ）では検索することが出来ません。

PCのみで利用し、Googleコンタクトから、連絡先を利用するのみであれば最適な方法です。

ちなみに、ヘルプを参照すると、

ヒント: 委任された特定の連絡先を探す際、その連絡先のメールアドレスまたは名前がディレクトリの連絡先と同じである場合は、オートコンプリートで検索候補としてそのディレクトリの連絡先が表示されます。

とあるのですが、実質的に自組織のディレクトリのみに対応されると読み取りました。

Googleコンタクトで見えるように、ディレクトリという概念が有り、自組織の連絡先はこちらに表示されます。

このディレクトリにある連絡先は、問題なくGmailや、連絡先アプリで利用が可能です。

そして、このディレクトリに外部の連絡先を追加するのはヘルプページによると下記の3点があります。

• Domain Shared Contacts API
  • がんばってプログラミング
• Google Cloud Directory Sync
  • サーバーを立てて同期させる
• Google Workspace Marketplace アプリ
  • 外部のアプリを導入する

属人化が好ましくないので、前の2個は採用は考えずに、後者の外部アプリでの導入としました。

ただ、後述する外部アプリを導入しても、ディレクトリへの外部連絡先の追加、という扱いではなく、連絡先にある連絡先を共有する形となりました。

Google Workspace Marketplace アプリを利用して、外部の連絡先をディレクトリに入れられるもの…あるんでしょうか。

ヘルプページの指示に従い、Google Workspace Marketplaceで、「share contacts」を検索すると、いくつかのアプリが出てきます。

「Shared Contacts: Share Google Workscpace Contacts」というアプリがあり、評価の高いのでこのアプリを…と思ったものの、実質的にChromeのアプリではなく、同期のためのサービスと考えると、このアプリを提供している「GAPPS Experts」が運営している「Shared Contacts for Gmail」が、最適と判断しました。

…が、5年程度利用をしていたのですが、ちょくちょく同期の漏れが発生するため、様子を見ていました。

その矢先、サービスが停止し、全社員で連絡先が利用できない事態に陥ります。

「Shared Contacts for Gmail」のサービスダウンの告知ページに、サービスの運用状況はここを見てね！という案内されたページを見ても、WEBページにGoogleスプレッドシートが埋め込んであるものの、権限がなく閲覧ができず、障害の状況や回復見込みについて問い合わせても返答がなかったので、違うサービスへ乗り換えを実施しました。

結果、3日間程度、サービスは停止していました。

ちなみに、サービスを解約した際に、上記を伝えたら、サポートから、今は復帰しているよ！と返信が来ました。

サービス運用状況のページが見られないから直したほうがよくない？と、何度伝えても、今サービス使えてるでしょ？なんか問題あるの？という返事に終始し、伝えることを諦めました…これがグローバルでしょうか。

「Shared Contacts for Gmail」の同期がしばしば不完全だったので、同等サービスである「Shared Contacts Manager」に当たりはつけていました。

旧サービスのサブスクの期間が1年間契約なので、契約が切れる時点で乗り換え…と思っていましたが、今回の事象でそれが早まりました。

1250件の連絡先、50個程度のラベルがあり、全アカウント17個すべて同期されるのに1日程度かかりましたが、以降は同期の漏れなどは発生していません。

費用も、1ユーザー当たり、年間30ドル→24ドルと低減が図れました。

年間6万程度の課金となりますが、皆の仕事が楽になるので安いものです。

これで、会社全体で連絡先がPC、スマホ問わず同期されるようになり、引き続き、効率的に仕事ができるようになりました。

GoogleWorkspace基盤で、連絡先をネイティブに共有したい方の参考になれば幸いです。

（恐らく、Gmail基盤であれば、GoogleWorkspaceでなくても問題ないのかなと思っています。）

参考までに、山口建設では、上図のように、連絡先の同期を行っています。

PC、スマホ、固定電話、複合機、と、連絡先が多岐に渡りますが、すべて連絡先が一致していて常に最新化されていると電話番号何だっけ？メアド何だっけ？がなくていいですよね！