満足への果てしない旅

2021/10/30

IT 仕事

【2021年10月】Google workspaceの共有ドライブに格納されたファイル・フォルダ数や、ファイルサイズを確認する方法

おかげさまで、リフォーム会社のブログのはずが、

Google workspaceの共有ドライブに格納されたファイル・フォルダ数や、ファイルサイズを確認するには…管理コンソールから一発でした。

の記事に多くのアクセスを頂いております。

業務の効率化を進め、ひいてはお客様の満足を導き出せることを狙って、山口建設ではIT化を進めています。

Google Workspaceの導入により、メール利用はじめ、共有ドライブなど非常に柔軟な働き方になっています。

さて、前回の記事では画面がGoogleで度々起こる仕様変更前の画面でした。

現時点(2021年10月)での、Google Workdpaceの管理画面における方法を改めて整理してみます。

確認箇所

確認箇所

Goolge Workspaceで利用しているファイル容量、ファイル数の確認

ログイン後、画面左側から下記の流れで確認が可能です。

  • アプリ
  • Google Workspace
  • ドライブとドキュメント
  • 共有ドライブの管理
利用状況の一覧表

利用状況の一覧表

こうすることで、共有フォルダ全体の利用ファイル容量、ファイル数の確認が可能です。

ファイル容量はアカウント数×2TB、ファイル数(アイテム数の上限)は共有フォルダ単位で4万ファイルが上限となります。

ファイル数78%ののものがあるので、この共有フォルダには3万個を超えるファイルが格納されています。

そろそろ考慮しないとですね…。

確認方法

確認方法

Google Workspaceにおける合計利用量推移の確認

現時点での数量ではなく、推移については下記の流れで確認が可能です。

  • レポート
  • レポート
  • アプリレポート
  • アカウント
アプリで使用中の保存容量

アプリで使用中の保存容量

「アプリで使用中の保存量」における「Gmail」、「ドライブ」、「フォト」を合計したものが、「合計使用容量」となっています。

「アプリで使用中の保存量」における「共有ドライブストレージの使用量」は一体どこにいくのか、Googleドライブのアプリによるファイルサイズなので計上されていないのか、不明瞭なままです…。

以上が、Google Workspaceにおける、現時点のファイル容量、ファイル・フォルダ数の確認と、ファイル使用量の推移の確認方法となります。

サイズはそこまで気になることはないと思いますが、ファイル・フォルダ数は共有フォルダあたり、上限4万個を超える場合は注意が必要ですね。

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